Menurut Robert J. Mockler, pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan selanjutnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Tipe-tipe pengawasan
1. Pengawasan pendahuluan,
dilakukan sebelum kegiatan berlangsung untung mengantisipasi penyimpangan-penyimpangandari standar atau tujuan.
2. Pengawasan “concurrent”,
dilakukan selama kegiatan berlangsung yaitu suatu prosedur harus disetujui dan dipenuhi dulu sebelum kegiatan bias dilanjutkan
3. Pengawasan umpan balik,
dilakukan setelah kegiatan terjadi dengan mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan
yang telah diselesaikan
Tahap-tahap dalam proses pengawasan
Tahap 1 : penetapan standar
Standar yaitu suatu satuan pengukuran yang dapat
digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tiga bentuk standar
yang umum:
a.
Standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa,
jumlah pelanggan, atau kualitas produk
b.
Standar moneter, meliputi biaya tenaga kerja, biaya
penjualan, laba kot, dll
c.
Standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas
waktu pekerjaan diselesaikan
Standar kualitatif misalnya, standar kesehatan
personalia, promosi karyawan terbaik, sikap kerjasama, cara berpakaian, dan
sebagainya
Tahap 2 : penentuan pengukuran pelaksanaan
kegiatan
Misalnya, berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur –
setiap jam, harian, mingguan, bulanan? Dalam bentuk apa pengukuran akan
dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual, melalui telepon? Siapa yang akan
terlibat – manajer, staf departemen?
Tahap 3 : pengukuran pelaksanaan kegiatan
Bias melalui observasi, laporan-laporan (lisan maupu
tertulis), metode-metode otomatis, inspeksi, pengujian ataupun pengambilan
sampel
Tahap 4 : pembandingan pelaksanan dengan standar dan
analisa penyimpangan
Dilakukan untuk menentukan mengapa standar tidak dapat
dicapai
Tahap 5 : pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Tindakan koreksi bias berupa : mengubah standar
mula-mula, mengubah pengukuran pelaksanaan, atau mengubah cara dalam
menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.
Faktor mengapa pentingnya pengawasan
1.
Perubahan lingkungan organisasi
2.
Peningkatan kompleksitas organisasi
3.
Kesalahan-kesalahan
4.
Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Perancangan proses pengawasan
1.
Merumuskan hasil yang diinginkan
2.
Menetapkan penunjuk hasil
a.
Pengukuran masukan
b.
Hasil-hasil pada tahap-tahap permulaan
c.
Gejala-gejala
d.
Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan
3.
Menetapkan standar penunjuk dan hasil
4.
Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
5.
Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Bidang-bidang pengawasan strategic
Merupakan
aspek-aspek satuan kerja atau organisasi yang harus berfungsi secara efektif
agar keseluruhan organisasi meraih sukses. Bidang ini biasanya menyangkut
kegiatan-kegiatan utama organisasi seperti transasksi keuangan, hubungan
manajer bawahan, atau operasi produksi.
Alat bantu pengawasan manajerial
1.
Management by exception (MBE)
Memungkinkan manajer
mengarahkan perhatiannya pada bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan
para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi
rutin.
2.
Management – information system (MIS)
Merupakan system pengadaan,
pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi yang direncanakan agar keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat
dibuat. MIS dirancang melalui beberapa tahap utama, yaitu :
1) tahap survey pendahuluan dan
perumusan masalah,
2) tahap desain konseptual,
3) tahap desain terperinci
dan
4) tahap implementasi akhir.
Perlu memperhatikan 5 pedoman, yaitu :
a. Mengikut sertakan pemakai
(unsure) kedalam tim perancang
b. Mempertimbangkan biaya system
c. Memperlakukan informasi yang
relevan dan terseleksi lebih daripada pertimbangan kuantitas belaka
d. Pengujian pendahuluan sebelum
diterapkan
e. Menyediakan latihan dan
dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi para operator da pemakai system
Karakteristik pengawasan yang efektif
a.
Akurat
b.
Tepat waktu
c.
Objektif dan menyeluruh
d.
Terpusat pada titik-titik pengawasan strategic
e.
Realistik secara ekonomis
f.
Realistik secara organisasional
g.
Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
h.
Fleksibel
i.
Bersifat sebagai penunjuk dan operasional
j.
Diterima para anggota organisasi
DHINDI MAHYU PRASTIWI (07)
1G KEBENDAHARAAN NEGARA
Posting Komentar