Kasus – kasus yang
sering terjadi dalam banyak organisasi adalah tidak diselesaikannya suatu
penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian (deadline), suatu anggaran yang
berlebihan, dan kegiatan kegiatan lain yang menyimpang dari rencana.
Ada banyak sebutan bagi
fungsi pengawasan (controlling),
antara lain evaluating, appraising, atau
correcting. Akan tetapi sebutan controlling
lebih banyak digunakan karena mempunyai konotasi arti yang lebih jelas dan
standar.
A.
PENGERTIAN PENGAWASAN
Pengawasan dapat
didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan – tujuan organisasi
dan manajemen tercapai. Langkah awal proses pengawasan adalah sebenarnya
langkah prencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu
kegiatan. Oleh karenanya kadang sulit untuk membedakan antara 3 hal tersebut
dan fungsi pengawasan itu sendiri harus diawasi.sebagai contoh apakah laporan –
laporan pengawasan akurat? Apakah system pengawasan memberikan informasi tepat
pada waktunya? Apakah kegiatan diukur dengan interval frekuensi yang mencukupi?
Semuanya merupakan aspek pengawasan pada fungsi pengawasan.
Definisi pengawasan
menurut Robert J. Mockler:
Pengawasan manajemen
adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan
tujuan – tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan
kegiatan nyata dari kegiatan yang dilakukan sebelumnya, mengatur penyimpangan
penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi.
Berikut hubungan pengawasan dengan fungsi manajemen lainnya :
B.
TIPE – TIPE PENGAWASAN
Ada 3 tipe pengawasan yang ketiganya lebih
dibedakan pada waktu pelaksanaanya, demikian rinciannya pada gambar dibawah
ini.
11.
Pengawasan Pendahuluan (feedforward control)
Pengawasan yang dirancang untuk mengantisipasi
masalah – masalah atau penyimpangan dan mencari solusinya dimasa depan/sebelum
masa itu terjadi.
22.
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan
peaksanaan kegiatan (concurrent control)
Pengawasan yang dilakukan selama kegiatan
berlangsung. Pengawasn ini sering disebut pengawasan “ya-tidak”, screening control atau “berhenti-terus”
33.
Pengawasan Umpan balik(feedback control)
Pengawasan umpan balik juga dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil
dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan (evaluasi).
C.
TAHAP – TAHAP DALAM PROSES
PENGAWASAN
1.
Tahap 1 :
Penetapan Standar
Menetapkan standar dari pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu
satuan pengukuran yang dapat dijadikan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil
hasil. Tujuan, sasaran, kuota, dan target adalah yang digunakan sebagai
standar. Adapun bentuk – bentuknya
1. Standar – standar phisik, meliputi kuantitas,
jumlah dan kualitas
2. Standar – standar moneter, yangditunjukkan dalam
rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, penjualan dan sejenisnya
3. Standar – standar waktu, meliputi
kecepatan produksi atau batas waktu
2.
Tahap 2 :
Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Mengukur pelaksanaan kegiatan nyata dan secara
tepat. Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat digunakan :
·
Berapa kali?
·
Dalam bentuk apa?
·
Siapa?
3.
Tahap 3 :
Pengukuran Pelakasanaan Kegiatan
1. Observasi
2. Laporan -
laporan
3. Metode –
metode otomatis
4. Inspeksi pengujian
4. Tahap 4 : Pemandingan Pelaksanaan dengan Standard
an Analisa Penyimpangan
tahap ini bias disebut sebagai tahap evaluasi
5. Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila
Diperlukan
tindakan ini mungkin dapat berupa :
1. Mengubah
standar mula mula (barangkali terlalu tinggi atau rendah)
2. Mengubah pengukuran
pelaksanaan (frekuensinya terlalu sering/ kurang)
3. Mengubah cara
dalam menganalisa dan mengimpretasikan penyimpangan – penyipangan
D.
PENTINGNYA PENGAWASAN
Ada beberapa factor yang membuat pengaawasan semakin diperlukan oleh setiap
organisasi. Faktor – factor itu adalah :
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi
seringkali tidak dapat dihindari , seperti munculnya inovasi baru, peraturan
baru dsb.
2. Peningkatan kompleksitas Organisasi
Semakin besar organisasi maka semakin memerlukan pengawasan yang lebih
formal, maka segalanya harus bisa dimonitor dengan baik.
3. Kesalahan – kesalahan
Bila pra bawahan tidak pernah membuat kesalahan,
manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan.sistem pengawsan
memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan – kesalahn tersebut sebelum menjadi
kritis.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Satu satunya cara manajer dapat menentukan
apakah bawahan telah melakukan tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah
dengan mengimplementasikan system pengawasan.
E.
PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN
Pendekatan prosedur untuk penetapan system pengawasan menurut William H.
Nenwman :
1. Merumuskan hasil yang diinginkan
Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai
sejelas mungkin
2. Menetapkan petunjuk (predictors) hasil
Tujuannnya adalah agar manajer dapat mengatasi
memperbaiki adanya penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan.newman telah
mengidentifikasikan beberapa “early warning predictors” yang dapat membantu manajer memperkirakan
apakah hasil yang diiginkan tercapai atau tidak, yaitu :
1. Pengukuran masukan.
Perubahan dalam masukan akan mengisyaratkan manajer untuk merubah atau
mengambil tindakan koreksi
2. Hasil – hasil pada tahap – tahap permulaan.
bila hasil dari tahap permulaan lebih baik atau buruk daripada yang diperkirakan,
maka perlu dilakukan penilaian kembali.
3. Gejala – gejala (symptoms)
ini adalah kondisi yang tampaknya berhubungan dengan hasil akhir, tetapi
tidak secara langsung mempengaruhinya.
4. Perubahan dalam kondisi yang ditentukan
Asumsi dengan kondisi “normal”
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Ini merupakan again yang penting dalam
perancangan proses pengawasan. Tanpa penetapan
standar, manajer mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan
kecil atau tidak bereaksi terhap penyimpangan besar.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Jaringan kerja dapat dianggap baik apabila
aliran tidak hanya keatas tetapi juga kebawah kepada siapa yang harus mengambil
koreksi.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Penentuan apakah koreksi perlu diambil
F.
BIDANG – BIDANG PENGAWASAN
STRATEGIK
Bidang – bidang strategik ini merupakan aspek – aspek satuan
kerja atau organisasi yang harus berfungsi secara efektif agar keseluruhan organisasi meraih sukses. Bidang
ini meliputi bidang dengan kegiatan yang utama seperti transaksi – transaksi keuangan,
hubungan manajer dengan bawahan, atau operasi – operasi produksi dimana
perubahan selalu terjadi dan pemusatan pada unsur – unsur paling vital dalam
operasi tertentu.
G.
ALAT BANTU PENGAWASAN
MANAJERIAL
1.
Management
By Exception (MBE)
Mengarahkan perhatian
ke bidang paling kritis dan
mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk
menangani variasi – variasi rutin. Hal ini dapat dipraktekkan oleh manajer
manajer penjualan, produksi, keuangan, personalia, pembelian dll. Pengawasan ini
murah, akan tetapi penyimpangan baru bisa diketahui setelah kegiatan
terlaksana.
2.
Management –
Information System
Didefinisikan sebagai suatu metode formal
pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan
akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan
memungkinkan fungsi – fungsi perencanaan, pengawasan dan operasioanal
organisasi dilaksanakan secara efektif.
Tahap utama :
1. Tahap survey
pendahuluan dan perumusan masalah
2. Tahap desain
kkonsepsual
3. Tahap desain
terperinci
4. Tahap implementasi
akhir
Agar perancangan MIS
berjalan efektif, manajemen perlu memperhatikan 5 pediman, yaitu :
1. Mengikut sertakan
pemakai (unsur) kedalam tim perancang
2. Mempertimbangkan
secara hati – hati biaya system
3. Memperlakukan
informasi yang relevan dan transaksi lebih dari pada pertimbangan kuantitas
belaka
4. Pengujian pendahuluan
sebelum diterapkan
5. Menyediakan latihan
dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi para operator dan pemakai system.
H.
KARAKTERISTIK – KARAKTERISTIK PENGAWASAN
YANG EFEKTIF
1.
Kriteria pengawasan
yang efektif
(1) Mengawasi kegiatan
– kegiatan yang benar
(2) Tepat waktu
(3) Biaya efektif
(4) Tepat akurat
(5) Dapat diterima
oleh yang bersangkutan
2.
Karakteristik
(1)
Akurat
Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat, data yang tidak akurat
mengakibatkan kekeliruan
(2)
Tepat Waktu
Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya.
(3)
Objektif dan
Menyeluruh
Mudah dipahami dan bersifat objektif serta lengkap
(4)
Terpusat pada
Titik – Titik Pengawasan Strategik
Memusakan pada bagian bagian paling strategis dimana penyimpangan paling
sering terjadi
(5)
Realistic secara
Ekonomis
biaya pengawasan harus lebih rendah dengan kegunaannya.
(6)
Realistic secara
Organisasional
Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan – kenyataan organisasi.
(7)
Terkoordinasi
dengan Aliran Kerja Organisasi
Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
karena
(a) Setiap tahap
dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi suksesatau kegagalan keseluruhan
operasi.
(b) Informasi pengawasan
harus sampai pada seluruh personalia yang memperlakukannya.
(8)
Fleksibel
suatu pengawasan harus memiliki fleksibilistas untuk memberikan tanggapan
atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
(9)
Bersifat sebagai
Petunjuk dan Operasional
System pengawasan yang efektif harus bisa menunjukkan, baik deteksi atau
deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
(10) Diterima para Anggota Organisasi
Harus mampu
mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan
otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.
 |
Post By : Naufal Adzkia El Imami (18)
Kelas 1 - G Kebendaharaan Negara STAN 14'
17 January 2015
Posting Komentar