Pengertian : Pengawasan adalah kegiatan
utuk memastikan bahwa kegiatan berjalan sesuai dengan rencana dan tujuan
tercapai dengan efektif dan efisien.
Tipe - Tipe Pengawasan
a.
Pengawasan Pendahuluan (feed forward
control) yaitu pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk
mengantisipasi kesalahan kesalahan yang mungkin akan dilakukan saat kegiatan
berlangsung.
b. Pengawasan Bersamaan dengan Kegiatan (concurrent control) yaitu pengawasan
yang dilakukan saat kegiatan sedang berlangsung, kegiatan ini juga berfungsi
sebagai ‘double check’, sehigga suatu tahap tidak dapat masuk ke tahap
berikutnya jika belum di acc pada tahap sebelumnya.
c.
Pengawasan Umpan Baik (Feedback control)
yaitu pengawasan dengan mengukur hasil kegiatan yang telah diselesaikan.
Tahap-Tahap Pengawasan
1.
Menentukan Standar
2.
Dalam menentukan standar ini ada dua
standar, yakni standar kuantitas dan kualitas.
3.
Ada tiga bentuk standar kuantitas yang
biasa dipakai sebagai patokan suatu organisasi :
a)
Standar Phisik: kuantitas barang, jumlah
langganan atau jumlah produk
b)
Standar Moneter: ditunjukan dalam rupiah,
misalnya biaya penjualan dsb.
c)
Standar Waktu: misalnya seperti kecepatan
produksi
d)
Sedangkan standar kualitas adalah standar
yang tidak dapat dinyatakan dengan angka misalnya seperti standar kesehatan
personalia atau sdahkan berpakaian dengan pantas atau belum.
4.
Menentukan Pengukuran pengawasan Kegiatan
Biasanya Penentuan Pengawasan Kegiatan yang standar dilakukan suatu
organisasi misalnya seperti, berapa kali pengawasan dilakukan? Harian atau
mingguan. Dalam bentuk apa penukuran dilakukan? Laporan. Siapa saja yang
terlibat dalam pengawasan?
5.
Pengukuran Pengawasa Kegiatan
Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran:
a)
Observasi (pengamatan)
b)
Laporan-laporan
c)
Metode otomatis
d)
Melakukan pengujian
e)
Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar
dan Analisa Penyimpangan
6.
Membandingkan apakan pelaksanaan sudah
sesuai dengan rencana dan sudah pemenuhi standar, dan apakah terjadi kesalahan
atau tidak.
7.
Koreksi Apabila Diperlukan
a)
Koreksi bisa dilakukan dengan beberapa
cara yakni:
b)
Megubah standarnya
c)
Mengubah cara menganalisis penyimpangannya
d)
Mengubah pelaksanaan pengukurannya
Pentingnya Pengawasan
Pengawasan penting dilakukan, yakni untuk mengantisipasi beberapa hal yang
tidak terduga seperti:
a.
Perubahan Lingkungan: misalnya seperti
pesaing yang memunculkan inovasi pada produknya, kebijakan pemerintah, dan
kenaikan BBM
b.
Meningkatnya Kompleksitas Organisasi
c.
Kesalahan-kesalahan
d.
Kebutuhan manager mendelegasikan wewenang
Perancangan Proses Pengawasan
1.
Merumuskan hasil yang diinginkan
2.
Dalam merumuskan hasil harus jelas dan
terperinci, misalnya menyelesaikan keluhan pelanggan maksimal 2 hari.
Ø Menentukan petujuk (predictor) hasil
Ø Tujuan pengawasan sebelum dan ketika kegiatan berlangsug adalah untuk
mengantisipasi masalah sebelum kegiatan diselesaikan.
Ø “early warning predictors”-Newman untuk mengetahui apakah hasil yang
diinginkan tercapai atau tidak:
a.
Pengukuran masukan
b.
Hasil-hasil ada tahap permulaan
c.
Gejala-gejala (symptoms)
d.
Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan
3.
Menetapkan standar petunjuk hasil
Penetapan standar untuk petunjuk dan hasil akhir agar
manajer tidak menitikberatkan perhatian pada penyimpangan kecil.
4.
Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Jaringan komunikasi di anggap baik jika aliran dari
atasan ke bawahan dan dari bawahan ke atasan jadi, baik atasan atau bawahan
saling terbuka satu sama lain.
5.
Menilai informasi dan mengambil tindakan
koreksi
Penilaian informasi ini untuk menentukan perlu atau
tidaknya tindakan koreksi.
Bidang-Bidang Pengawasan Strategik
Bidang pengawasan strategik ini adalah bagian yang menyangkut kegiatan utama
suatu organisasi, yakni bagian yang harus berfungsi secara efektif agar
keseluruhan organisasi meraih kesuksesan. Misalnya bagian bagian keuangan.
Alat Bantu Pengawasan Manajerial
a.
Management by Exception (MBE)
Prinsip pengecualian ini maksudnya adalah agar manager mengarahkan
perhatiannya pada hal-hal yang penting
(vital), sedang pengawasan bagian yang tidak terlalu penting di awasi oleh
bagian lain.
b. Management Information System (MIS)
Manajemen informasi ini
perlu akurat dan tepat waktu agar dapat membantu mempercepat fungsi-fungsi
lain secara efektif
Karakeristik Pengawasan yang Efektif
1.
Akurat, ketidak akuratan dapat
menyebabkan masalah yang sebenarnya tidak ada.
2. Tepat waktu, ketepatan waktu diperlukan agar tidak menghambat kegiatan lainnya.
3.
Obyektif dan menyeluruh, informasi harus lengkap dan mudah dipahami.
4. Terpusat, harus menitikberatkan
pada bagian dimana sering terjadi penyimpangan.
5. Realistik secara ekonomis, biaya pelaksanaan sistem harus lebih rendah atau sama dengan kegunaan
yang diperoleh dari sistem tersebut.
6.
Realistik secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja
organisasi,harus terkoordinasi karena setiap bagian mempengaruhi
kesuksesan suatu organisasi dan informasi harus sampai pada bidang yang memerlukan.
8.
Feksibel, harus feksibel untuk
memberi tanggapan terhadap ancaman atau hal hal yang tidak diinginkan.
9.
Bersifat sebagai petunjuk dan operasional.
10.
Diterima seluruh anggota organisasi.
Puteri Al Pharosi
1G D3 KBN
Posting Komentar