Pada tanggal
5 November 2014, kuliah manajemen dilaksanakan dengan metode presentasi oleh
teman-teman kami. Judul yang dibawakan adalah “Proses Perencanaan”
Proses perencanaan adalah
proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan
dalam organisasi adalah esensial karena dalam kenyataannya
perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi manajemen lainnya (T. Hani Handoko, 2003, 77)
perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi manajemen lainnya (T. Hani Handoko, 2003, 77)
Sebagaimana pendapat yang
dikemukakan Bapak Handoko, proses perencanaan penting adanya karena fungsi
pertama manajemen adalah perencanaan, dan suatu organisasi ataupun pekerjaan
yang tidak memiliki rencana kerja tidak akan berjalan baik. Bahkan ada suatu
ungkapan bahwa kegagalan perencanaan = merencanakan kegagalan.
Pengertian
perencanaan
Perencanaan
adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus
dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
Proses
perencanaan memiliki 4 tahap
1. Menetapkan tujuan/serangkaian
tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan segala
kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan rencana/serangkaian
kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tujuan perencanaan
a.
Menunjukkan
arah
b.
Mengurangi
ketidakpastian
c.
Meminimalisir
pengulangan langkah
d.
Mengatur
standar untuk pengawasan
Alasan-alasan
perlunya perencanaan
Perencanaan dilakukan untuk
mencapai “protective benefits” yang dihasilkan
dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan dan
“positive benefits” dalam bentuk
meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Hubungan
perencanaan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya
·
Pengorganisasian
dan penyusunan personalia
Perencanaan menunjukkan cara
dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya (keuangan, fisik, manusia)
untuk mencapai efektivitas paling tinggi.
·
Pengarahan
Perencanaan menentukan
kombinasi yang paling baik dari faktor, kekuatan, sumber daya dan hubungan yang
diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.
·
Pengawasan
Pengawasan bertindak sebagai
kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.
Tipe-tipe rencana
· Rencana
strategik
Proses pemilihan tujuan-tujuan
organisasi, penentuan strategi. Menentukan gambaran besar mengenai suatu
rencana.
Proses perencanaan strategik:
1. Penentuan misi dan tujuan
2. Pengembangan profil perusahaan
3. Analisa lingkungan eksternal
4. Analisa internal perusahaan
5. Identifikasi kesempatan dan
ancaman strategik
6. Pembuatan keputusan strategik
7. Pengembangan strategi
perusahaan
8. Implementasi strategi
9. Peninjauan kembali dan evaluasi
Kelebihan (+):
>
Memberikan
pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi.
> Mengantisipasi
masalah-masalah sebelum timbul dan menanganinya sebelum menjadi lebih berat.
>
Membantu
manajer dalam pembuatan keputusan.
>
Meminimalisir
terjadinya kesalahan.
Kekurangan (-):
>
Memelukan
waktu, uang, dan orang yang cukup banyak.
>
Penetapan
dan pemeliharaan suatu sistem formal
memerlukan banyak biaya.
> Membatasi
organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas risiko.
· Rencana
operasional
Penguraian lebih terperinci
bagaimana rencana rencana strategik akan dicapai.
· Rencana
jangka panjang
Meliputi kegiatan 2—5 tahun
kedepan.
·
Rencana
jangka pendek
Mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun.
·
Directional plans
Rencana yang ditetapkan pada
satu tujuan.
·
Rencana
spesifik
Rincian yang dilakukan untuk
mencapai tujuan yang ditentukan directional
plans.
·
Rencana
sekali pakai
Rencana yang digunakan saat
bertemu situasi unik yang berbeda pada perencanaan awal.
·
Rencana
tetap
Rencana yang dipakai sepanjang
organisasi/pekerjaan berlangsung.
Menetapkan
Tujuan dan Mengembangkan Rencana
Menetapkan
Tujuan tradisional
·
> Tujuan
yang luas ditetapkan
oleh
manajemen puncak.
·
> Tujuan
tersebut kemudian
dipecah
menjadi bagian-bagian
untuk
setiap tingkat organisasi.
·
> Mengasumsikan
bahwa kepala
bagian tingkat organisasi tahu yang terbaik karena mereka dapat melihat
gambaran
keseluruhan rencana.
·
> Tujuan
tersebut dimaksudkan
untuk
mengarahkan, membimbing,
dan
membatasi dari
atas (manajemen puncak).
·
> Kehilangan
fokus
tujuan. Manajer tingkat lebih rendah berusaha untuk menafsirkan dan
menentukan
tujuan untuk
bidang
tanggung jawab mereka.
Hambatan-hambatan perencanaan
efektif
Ada
dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif:
§ > Penolakan internal para
perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya.
§ > Keengganan umum para anggota
organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena
perubahan-perubahan yang ditimbulkannya.
Alasan mengapa banyak manajer
ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana:
§
Kurang
pengetahuan tentang organisasi
§
Ketidakmampuan
tentang lingkunagn
§
Ketidakmampuan
melalukan peramalan secara efektif
§
Kesulitan
perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
§
Biaya
§
Takut
gagal
§
Kurang
percaya diri
§
Ketidaksediaan
untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
Manajer dapat mengatasi
hambatan-hambatan tersebut diatas dengan menciptakan sistem organisasi yang
mempermudah penetapan tujuan dan perencanaan. Untuk mengurangi penolakan
terhadap suatu rencana, manajer dapat melibatkan para karyawan dalam proses
perencanaan, mengembangkan pola perencanaan dan implementasi yang efektif,
memberikan informasi tentang rencana-rencana dan segala konsekuensinya, berhati-hati
terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota organisasi, dan
meminimumkan gangguan-gangguan yang tidak perlu.
Kriteria
penilaian efektivitas rencana
1 .
Kegunaan
2 .
Ketepatan
dan obyektivitas
3 .
Ruang
lingkup
4 .
Efektivitas
biaya
5 .
Akuntabilitas
6 .
Ketepatan
waktu
Oleh:
Novriyanti
143010004491
D-III
Kebandaharaan Negara
Posting Komentar